How to deal with spam FAX in CANON MFP

小ネタ

暫く前から会社のプリンタの調子が悪く ( 直ぐに紙詰まりが発生する )、印刷時のストレスレベルが相当高まってきていた事もあり、先週末に新しいプリンタに替わりました。

Canon の imageRUNNER C2220F という機種。
サービス担当の方がある程度の初期設定を行ってくれましたが、いくつか初期設定を行ったので備忘録として残しておきます。
迷惑FAX対策が謳われている機種ではないのですが、弊社なりの迷惑FAX対策を施したのでその手順も説明します。

はじめに

4月になって雪が降ったり、急に寒い日が続いている今日この頃、みなさんいかがおすごしですか。

先日弊社でプリンタを交換したのですが、その際に迷惑FAX対策含めて幾つか設定を行ったので、社内備忘録、及び、手順の通知兼ねて設定を書いておきます。

環境

プリンタ Canon imageRUNNER ADVANCE C2220F

Canon の複合機です。Canonの 複合機であれば、機種が異なっていても同様の操作で同等の設定ができるのではないかと思います ( 発売時期/世代にもよるが )。

以下で説明する操作の殆どは Windows端末 ( Windows 8.1 ) からWebブラウザを介して実行しています。

サービスの方が行った設定

Canon ( 販社? ) のサービス担当の方が初期設定として行ってくれた事は以下。

機器の設置

システム管理者情報の設定

システム管理部門ID、及び、パスワードを設定。
後から設定を変更する場合に必要となるので、これら設定情報はきちんと管理しましょう。

基本的なネットワーク設定

IPアドレス設定 ( IPv4 )

IPアドレス, サブネットマスク, デフォルトゲートウェイを設定

DNS設定

Canon ( 販売店? レンタルの場合だけかも ) ではトナーが少なくなってきた場合等に、これら情報を販売店に通知するサービスを行っており、これを利用する場合DNSサーバを登録しておく必要があるとの事。

※しかし、設定後の通知確認にて、なぜか疎通確認ができず

ファイアウォールにでも引っかかってるのかと思い、利用しているポートを聞いたところ443。HTTPSを閉じているという事はないので、通知先を聞いたところ、URL ( https://... ) を教えてくれました。
pingが通る事を確認し、webブラウザでURLにアクセスしてみたところ

Connected!

の表示が。
「DNS 設定間違ってませんか?」 と確認したところプリンタ側の設定ミスでした...

※プリンタを接続したネットワークから接続可能かどうかは、Webブラウザから確認できる旨サービスの方に伝えておいた。

リモートUIの有効化

最近のプリンタの例にもれず、Webブラウザを利用して設定情報等を管理できる機能があります。デフォルトではOFFになっているのですが、この機能は有効にしてもらいました。

自分で設定する場合、[管理設定](設定/登録) の [リモートUIのON/OFF] を 「ON」 に設定します。

リモートUIを利用する場合、Webブラウザから http://<プリンタのIPアドレス>/ にアクセスします。


上記以外にもトレイの設定等も行ってくれたものと思われます。
以下では、設置後自分で追加した設定に関して記載します。

※以下の作業では可能な限りリモートUIを利用した手順に関して説明します。

迷惑 FAX 対策

迷惑 FAX にはもううんざりだ!

怒

弊社でも WORKTANK 関戸さん を筆頭に迷惑FAXが結構届きます。

基本ペーパーレスの私の場合、印刷枚数は月ゼロという事もあるため、迷惑FAXの方が多い という事も多々。

複合機設置の際に、迷惑FAXへの対応機能に関して質問したところ、「そういった機能はないと思う」という事でしたが、ファクスをメモリー受信する機能がある事が判ったので、これを利用して迷惑FAX対策を行います。

ファックスメモリー受信設定

  1. リモートUIにログインします。
    リモートUI
  2. 画面右側にある [ 設定/登録 ] をクリックします。
    リモートUI
  3. 設定/登録画面に遷移するので、左メニューから [ファンクション設定]>[受信/転送]をクリックします。
  4. [共通設定]>[メモリー受信設定] をクリックします。
  5. [ファックスメモリー受信を使用する] をチェックし、[OK] ボタンをクリックします。
    リモートUI

受信トレイ設定

  1. リモートUIのトップに戻ります。
  2. 画面右側にある [ 受信トレイ ] をクリックします。
  3. [ メモリー受信ボックス ] をクリックします。
  4. [ メモリー受信設定... ] をクリックします。
  5. "ファックスメモリー受信" を ON にし、[ OK ] をクリックします。
    リモートUI

※最初、マニュアル類を参照して ファックスメモリー受信設定 のみ行ったのですが、これだけではNGでした。
併せて 受信トレイ設定 を行うか、転送設定 を行うかしないとFAXが印刷されてしまうようです。

参考 : 【オフィス向け複合機】ファクス受信した文書を本体にメモリー受信する方法

という事で、迷惑 FAX は印刷すらされずに破棄されるので、
うちには送ってこないでね。

あんまりしつこいと、ここで晒すよ... ボソッ

メモリー受信確認

メモリー受信されたFAXの確認は以下手順で行います。

  1. リモートUIにログインします。
  2. 画面右側にある [ 受信トレイ ] をクリックします。
  3. [ メモリー受信ボックス ] をクリックします。
  4. メモリー受信されたFAXが一覧表示されます。ここから内容の確認 ( tiff 形式の画像ファイルとしてダウンロード可能。Windows標準のフォトビューアー等で確認できます )、削除、プリント等が行えます。
    メモリ受信ボックス

※FAX内容を確認する場合、リモートUIへのログインが必要です。( 本体からの操作では、メモリー受信ボックスにFAXがあるのと、基本的なプロパティ ( いつどこから届いたものか ) は判るが、中身の確認まではできない )
デフォルト状態では、管理者ユーザー以外はリモートUIにログインできないようになっているため、後述するリモートUI設定も併せて行うのをお勧めします。

転送する場合

メモリー受信ボックスでは確認が面倒だったので、弊社ではその後ファイルサーバ(共有フォルダ)に転送するようにしてしまいました。
手順は以下。

  1. リモートUIトップから [設定/登録] をクリック
  2. [ファンクション設定]>[受信/転送]をクリック
  3. [共通設定]>[転送設定]をクリック
  4. [転送設定の追加...]をクリック
  5. "転送設定の追加"画面に遷移するので条件を指定して [OK]ボタンをクリック
    条件は適宜設定する。最低限設定が必要なのは以下項目。

    ※転送条件を指定する事で、相手先番号によって振り分けるといった事も可能。

    受信手段ファックス
    転送条件名適当な名前を付ける。"FAX転送(XX)" 等
    この転送条件を有効にするチェックする
    転送先宛先表から指定
    後述の"スキャンの保存先設定">"宛先の登録"と同様に宛先を登録しておき、これを選択する。
    弊社では利用していないが、ファイル以外にEメールやFAXを転送先として指定する事も可能。

リモートUIの設定

※転送する設定にした場合、ここでの設定は必須ではありません。

上記迷惑FAX対策を行った場合、メモリー受信されたFAXを確認するにはリモートUIにログインする必要があります。
初期状態では管理者しか登録されていないので、メモリー受信されたFAXを確認するにはリモートUIに管理者としてログインしなければなりません。

管理者ユーザーだけで運用する事も可能ですが、この場合以下の何れかの運用を取る事になるでしょう。

  • 管理者がメモリー受信されたFAXを定期的にチェックして廃棄(削除)するか印刷する
    管理者の負担が増える。管理者不在の場合、FAX確認ができなくなる。
  • システム管理者以外も管理者IDでアクセスさせる
    プリンタ管理ができない人が誤って設定情報を変更するといった可能性がある。

どちらの方法も問題があるため、リモートUIに一般ユーザーがアクセスできるようにします。

※ここでは最も簡単な方法に関して説明します。この方法以外にも部門別IDで管理する方法や、LDAPサーバと連携してユーザ管理を行うといった方法もあります。

リモートUIへの一般ユーザーのアクセスを許可する

※以下手順は本体から設定を行う必要があります。

  1. 本体の電源をONにし[設定/登録] ボタンを押します。
  2. 操作パネルの [ ログイン ] をタッチします。
  3. システム管理部門ID、及び、パスワードを ( テンキーで ) 入力して [ ログイン ] をタッチします。
  4. 操作パネルから [管理設定] > [ライセンス/その他]を選択します。
  5. [ リモートUIのON/OFF ] をタッチします。
  6. [ 次へ ] をタッチします。
  7. "一般ユーザーのアクセス" は [ 許可する ] を選択し、"アクセス暗証番号" を必要に応じて設定します。
  8. [ OK ] をタッチします。
  9. 設定が完了したら [ ログアウト ] をタッチします。

ログイン確認

  1. リモートUIのログイン画面にアクセスします。
  2. 上記設定前はグレーアウトして利用できなかった "一般ユーザーモード" が選択可能になっています。
  3. 暗唱番号を設定した場合、暗証番号を入力して [ ログイン ] ボタンをクリックします。

一般ユーザーモードでログインした場合、管理者IDでログインした場合とは利用できるメニューが異なります。

スキャンの保存先設定

imageRUNNER でスキャンしたデータを共有フォルダに保存するための設定を行います。

共有フォルダの作成

保存先は NAS 等のファイルサーバで SMB プロトコルで接続できるものが作成されているものとします。
( 要は Windows のファイル共有設定がなされたフォルダが既にある事 )

この手順に関してはここでは説明しません。

宛先の登録

上で作成/用意したフォルダを宛先として登録します。

  1. リモートUIにログインします。
  2. 画面右側にある [ アドレス帳 ] をクリックします。
  3. 適当な "宛先表" を選択/クリックします。
  4. [ 新規宛先の登録... ] をクリックします。
  5. 新規宛先の登録画面に遷移するので、[ 種類 ] を "ファイル" に変更し [ 決定 ] をクリックします。
  6. ファイルの設定画面に切り替わるので以下の設定を行います。
    項目設定内容
    名称適当な名称を設定
    フリガナフリガナ(半角カナ)を設定
    プロトコルWindows (SMB) を選択。
    SMB 以外では FTP, WebDAV を選択可
    ホスト名ホスト名を設定
    ※ホスト名とあるが、SMBの場合、ホスト名+共有名で指定する必要がある。
    ( 例 : \\ホスト名\共有名 )
    フォルダーへのパスこの項目以下はホスト名横の [ 設定 ] ボタンを押して設定します。共有フォルダのパスを設定します。
    ユーザー名フォルダへの接続の際に利用するユーザー名を設定
    送信前に確認画面を表示する必要に応じてチェック
    パスワード接続に利用するユーザーのパスワードを設定
    確認入力同上
  7. 全ての項目が設定できたら [ OK ] ボタンをクリックして保存します。

スキャンの方法

以下スキャンは本体から行います。

  1. メインメニューから [ スキャンして送信 ] をタッチします。
    ※ [ スキャンして保存 ] ではありません。
  2. [ アドレス帳 ] をタッチします。
  3. 上で登録した宛先を選択して、[ OK ] をタッチします。
    ※見つからない場合には [ アドレス帳の切り替え ] をタッチして、"ローカル" を選択してください。
  4. スキャンする原稿をセットして、本体の [ スタート ] ボタンを押します。
  5. <スキャンして送信> ダイアログが開くので、[ 送信開始 ] をタッチします。
    送信が行われると ( ピー ) 音がなり、送信が行われます。

共有フォルダにスキャンした原稿のPDFファイルが作成されているか確認してください。

まとめ

以前から迷惑FAXは何とかしたいと思っていたのですが、機種変更によって、ある程度の対策を行う事ができるようになりました。

今回は条件等は設定せずに無差別にメモリー受信するように設定しましたが、送り先の番号によって処理を振り分けるといった使い方も可能です。

また、認証に関しても LDAP や ActiveDirectory と連携したより詳細なアクセス管理も行えるようで、コピーやFAXする際にも認証を行い、誰がどの程度利用しているかといった統計情報を取る事も可能なようです。
弊社でも LDAP サーバを各種社内サーバの認証サーバとして構築/利用しているので、このあたりの機能も必要に応じて今後使ってみようかと思っています。

にしても、複合機も進歩してますね。前のLP-M5500F (EPSON)が2005年発売、 この C2220F が 2012年の機種なので 「さもありなん」 といった感じですが。

 

imageRUNNER を使っていて 迷惑 FAX に困っているといった場合、お使いの機種で同様の対策が可能かどうかチェックしてみてはいかがでしょうか。